직원들 'SW 사용' 헤매는 동안…美기업들 연 600만 달러 날린다
글로벌 디지털 직원 경험 관리 기업 넥스씽크(Nexthink)가 발표한 '디지털 전환에서 직원 경험을 소홀히 할 때의 높은 대가(The High Cost of Neglecting Employee Experience in Digital Transformation)' 보고서에 따르면, 기업의 디지털 전환 과정에서 직원들의 소프트웨어 사용 경험 관리가 제대로 이뤄지지 않아 막대한 비용 손실이 발생하고 있는 것으로 나타났다. 디지털 전환으로 인한 업무 환경 변화 코로나19 이후 기업들의 디지털 전환이 전례 없는 속도로 진행되었다. 넥스씽크가 실시한 설문조사에서는 직원의 58%가 2020년 3월 이후 사용하는 업무용 애플리케이션이 증가했다고 답했다. 더욱 주목할 만한 점은 직원의 76%가 하루 최대 6시간을, 22%는 6시간 이상을 업무용 애플리케이션 사용에 할애하고 있다는 것이다. 업종별로는 미디어/마케팅/광고 업계가 76%로 가장 높았고, 법률 서비스 67%, 금융 및 회계 64%, 호텔 및 레저 업계가 63%로 그 뒤를 이었다. 생산성 저해하는 '컨텍스트 스위칭' 새로운 애플리케이션이 추가될 때마다 직원 경험의 복잡성도 증가하고 있다. 특히 서로 다른 애플리케이션이나 창을 전환하며 작업해야 하는 '컨텍스트 스위칭' 현상이 직원들의 업무 흐름을 방해하고 있다. 심리학자 제럴드 웨인버그의 연구에 따르면, 작업 전환이 발생할 때마다 전체 생산성의 20~80%가 손실된다고 한다. 이메일이나 메신저 알림과 같은 불가피한 전환도 있지만, 직관적이지 않은 사용자 경험으로 인한 전환이 문제를 더욱 악화시키고 있다. 하루 30분씩 헤매는 직원들... 기업은 수십억 날린다 넥스씽크의 조사 결과, 업무용 애플리케이션을 사용하는 직원의 39%가 하루 최대 30분을 기술 지원을 찾는 데 소비하는 것으로 나타났다. 이는 직원 1인당 연간 3주가 넘는 시간이다. 직원들은 각기 다른 지식베이스, 챗봇, 헬프데스크를 오가며 필요한 정보를 찾아야 하고, 때로는 검색엔진이나 내부 리소스를 통해 외부에서 해결책을 찾아야 한다. 금전적 손실로 환산하면 영국 대기업의 경우 연간 71,183시간(약 1백만 파운드), 미국 대기업은 연간 172,091시간(약 6백만 달러)에 달한다. 더 심각한 문제는 직원들이 기술 지원 자료를 찾는 데 소비하는 시간(주 2.7시간)이 실제로 그 자료를 읽는 시간(주 1.5시간)보다 더 길다는 점이다. 넥스씽크의 분석에 따르면, 업무 흐름 내에서 지원 자료를 제공할 경우 지원 검색 시간이 50% 감소하고 작업 수행 시간도 절반으로 줄어드는 것으로 나타났다. 숨겨진 기회비용 이러한 시간 낭비는 단순한 생산성 저하를 넘어 기회비용으로 이어진다. 직원들이 기술 지원을 찾는 대신 할 수 있었던 활동으로는 전략 및 기획, 수익 창출 업무, 자기계발, 타인 교육 등이 있다. 또한 작업 탐색에만 평균 10%의 시간을 소비하는 '내비게이션 버닝' 현상으로 인해 미국 대기업의 경우 연간 529,464시간의 생산성이 추가로 낭비되고 있다. 기술 투자 효과 측정도 미흡 넥스씽크의 디지털 도입 보고서에 따르면 기술 투자의 성과 측정도 제대로 이루어지지 않고 있다. 기술 도입 후 1-2년간 성과를 지속적으로 측정하는 기업은 12%에 불과했으며, 3년 이상 측정을 유지하는 기업은 5%에 그쳤다. 더불어 대기업 직원의 5분의 1이 코로나19 이전보다 업무용 애플리케이션에 대한 불만이 증가했다고 응답했으며, 특히 법률(27%)과 교육(24%) 분야에서 불만족도가 높게 나타났다. 직원 경험 개선을 위한 해결책 이러한 문제를 해결하기 위해서는 직원들의 일상적인 기술 사용 행태를 이해하고 분석하는 것이 중요하다. 기업들은 실시간 설문조사를 통해 직원들의 피드백을 수집하고, 앱 내 사용자 분석을 통해 문제점을 파악해야 한다. 특히 원격·하이브리드 근무 환경에서 기술 투자가 제대로 효과를 발휘하고 있는지 지속적으로 검토할 필요가 있다. 성공 사례로 본 해결책: 닛산의 디지털 전환 글로벌 자동차 기업 닛산은 이러한 문제를 해결하기 위해 넥스씽크의 '어댑트(Adopt)' 솔루션을 도입했다. 닛산은 특히 인사팀이 연간 세 차계 실시하는 성과 및 인재 관리 주기에 맞춰 직원들을 재교육해야 하는 비효율을 겪고 있었다. 닛산의 라주 비제이 글로벌 인사 서비스 부사장은 "고객 경험만큼 직원 경험도 중요하다"며, 실시간 직원 피드백 수집과 앱 내 사용자 분석을 통해 플랫폼 활용도를 높이고 글로벌 프로세스를 간소화하는 데 성공했다고 밝혔다. 이를 통해 닛산은 플랫폼 활용도 증가, 글로벌 프로세스 간소화, 기술 투자 수익률 향상을 달성할 수 있었다. ■ 이 기사는 AI 전문 매체 'AI 매터스'와 제휴를 통해 제공됩니다. 기사는 클로드 3.5 소네트와 챗GPT-4o를 활용해 작성되었습니다. (☞ 보고서 바로 가기)
