지메일 '메일 가져오기' 종료...내 메일 통합관리 대안은
구글이 지메일 핵심 편의 기능 중 하나인 '다른 계정 메일 확인하기(POP3)'와 '지메일리파이'가 이번 달을 끝으로 지원 중단한다. 그동한 지메일에서 네이버, 핫메일, 회사 메일 등을 통합 관리한 경우 업무에 혼선이 더해질 전망이다. 다음 달부터는 외부 메일이 지메일로 들어오지 않기 때문이다. 특히 웹 기반 통합 서비스가 줄줄이 축소되는 상황에서 이제 자신의 IT 환경에 맞는 새로운 관리 방법을 찾아야 한다. 이제 지디넷코리아는 현실적인 대안 3가지를 정리했다. 끌어오기 안 되면 보내기...'자동 포워딩' 구글이 메일을 서버로 찾아가서 '가져오는(Pull)' 방식이 막혔다면, 반대로 외부 메일에서 구글 쪽으로 '보내는(Push)' 방식으로 설정을 바꾸면 된다. 별도 프로그램을 설치하기 번거롭거나 기존처럼 지메일에서 모든 메일을 관리하고 싶은 사용자에게 가장 적합한 방법이다. 핵심은 각 외부 메일 서비스의 환경설정에서 '메일 자동 전달' 기능을 이용해 수신되는 메일을 사용 중인 지메일 주소로 즉시 포워딩(Forwarding)하는 것이다. 메일 자동 전달 기능은 메일 서비스에 따라 이름이 상이할 수 있어 사전 확인이 필요하다. 예를 들어 마이크로소프트의 핫메일이나 아웃룩 계정을 사용 중이라면 '메일 규칙' 기능을 활용해 해결할 수 있다. 참고로 마이크로소프트는 현재 핫메일과 아웃룩닷컴을 통합하여 운영 중이나, 사용자의 접속 환경(웹 브라우저 버전, 개인/기업용 등)이나 업데이트 시점에 따라 화면 구성(UI)이 다르게 보일 수 있다. 세부 메뉴의 위치나 아이콘 모양에 차이가 있더라도 설정에서 규칙 만들기로 드어가는 기본 진행 방식은 동일하다. 이 설정을 마치면 아웃룩에 메일이 도착하는 즉시 설정한 메일 주소로 자동 전송된다. 참고로 단순 '전달'은 원본 메일 앞에 'FW:'가 붙어 전달되는 형태가 많다. 원본 그대로를 깔끔하게 받고 싶다면 작업 설정에서 '메시지를 다음 사용자에게 리디렉션'을 선택하는 것이 더 적합하다. 또한 이 기능은 사용 중인 메일 서비스 정책에 따라 지원 여부가 갈린다. 네이버 개인 메일 경우 스팸 발송 악용 방지를 이유로 자동 전달 기능을 지원하지 않는다. 다만 기업용 서비스인 '네이버 웍스'는 유료 플랜인 스탠다드 등급 이상에서 관리자 설정을 통해 지원한다. 또한 사내 보안 정책이 엄격한 기업 자체 메일 서비스의 경우 외부로의 자동 전달을 막아두는 경우가 많으므로 내부 운영 지침을 먼저 확인해야 한다. 따라서 자동 전달 설정이 불가능한 네이버 메일 사용자 등은 대안 마련이 필요하다. 모질라 썬더버드 등 메일 통합 관리 전용도구 활용 자동 전달이 원천적으로 불가능한 네이버 개인 메일 사용자나 업무상 여러 개의 이메일 계정을 사용하는 경우 전용 이메일 클라이언트 도입을 추천한다. 그중에서도 모질라 재단이 운영하는 썬더버드는 무료이면서도 가장 적합한 대안으로 꼽히고 있다. 다만 네이버 메일은 보안 설정 때문에 외부 프로그램 접속을 기본적으로 막아두는 경우가 있다. 썬더버드에서 로그인 실패가 뜬다면 네이버 웹사이트 설정을 확인해야 한다. 네이버에 로그인 후 메일 페이지에 접속해 좌측 하단 [환경설정]에서 [POP3/IMAP 설정] 메뉴로 진입한다. 이후 [IMAP/SMTP 설정] 탭에서 '사용함'으로 체크되어 있는지 확인 후 저장하면 된다. 이 과정을 거치면 썬더버드 왼쪽 화면에 내 모든 메일 계정이 등록되며, 새 메일이 올 때마다 PC 알림을 받을 수 있다. 썬더버드 같은 이메일 클라이언트를 사용할 때 고려해야할 것은 '연결 방식'이다. 서버 설정 단계에서 IMAP과 POP3 중 하나를 선택해야 하는데 각각의 작동 방식과 장단점이 명확히 다르므로 자신의 사용 패턴에 맞춰 골라야 한다. 'IMAP' 방식은 서버와 내 PC를 실시간으로 동기화하는 방식이다. 회사 PC의 썬더버드에서 스팸 메일을 삭제하거나 답장을 보내면, 스마트폰의 메일 앱이나 집 PC에서도 똑같이 삭제되거나 '보낸 편지함'에 저장된다. 언제 어디서든 동일한 메일 환경을 유지하고 싶다면 IMAP이 유리하다. 하지만 메일 데이터가 서버에 계속 쌓이기 때문에 구글이나 네이버 등 이메일 서비스 제공자가 정한 용량 한계를 넘을 수 없는 만큼 장기적인 보관에 어려움이 있다. POP3 방식은 메일 데이터를 내 PC 하드디스크로 가져와 저장하는 방식이다. 서버 용량과 상관없이 내 PC의 드라이브 용량만큼 무제한으로 메일을 저장할 수 있다는 것이 장점이다. 또한 오프라인 저장인 만큼 인터넷이 끊겨도 언제든 다운로드한 메일을 읽을 수 있다. 하지만 POP3는 저장된 장치에서만 메일을 볼 수 있기 때문에 PC와 스마트폰, 태블릿 등 여러 기기를 동시에 쓴다면 메일 관리가 복잡해진다. 또한 첨부 파일이 많은 업무용 메일을 수년간 모을 경우 데이터 크기가 수십 기가바이트(GB)를 훌쩍 넘길 수 있다. 따라서 POP3 방식을 사용하려면 충분한 PC 하드디스크 공간을 미리 확보해야 하며 PC 고장에 대비해 외장 하드 등에 별도로 백업하는 습관이 필수적이다. NAS 활용한 나만의 메일 서버 구축 시놀로지나 큐냅 같은 개인용 네트워크 연결 스토리지(NAS) 장비를 보유하고 있다면 구글이 종료하는 기능을 직접 운영할 수 있다. 이를 위해선 NAS 제조사가 제공하는 메일 서버 앱을 활용해아 한다. NAS에 전용 메일 앱을 설치하고 'POP3 가져오기' 기능을 설정해두면 자동으로 모든 계정 메일을 저장한다. 이 방식은 용량 제한 없이 메일을 저장할 수 있을 뿐 아니라 자신이 사용하는 모든 디바이스에서 메일을 확인할 수 있다는 장점이 있다. 하지만 초기 설치 비용이 요구되며 개인이 장비를 관리해야 한다는 추가 사항이 발생한다. 시놀로지 메일플러스 서버처럼 NAS 제조사와 제품 모델에 따라 메일 서버 앱 메뉴 이름은 다를 수 있다. 상세 설정법은 각 제조사 공식 홈페이지의 '메일 서버 구축 가이드'를 반드시 참고해야 한다. 다만 가정용 인터넷 회선은 스팸 메일 발송을 막기 위해 메일 발송 포트(25번)를 막아두는 경우가 많다. 억지로 설정을 해제하더라도 대형 포털 사이트들이 개인 서버에서 발송된 메일을 스팸으로 간주해 차단할 확률이 높다. 따라서 NAS는 '메일 수집 및 영구 보관소' 용도로 사용하고 답장 등 메일을 보낼때는 기존 메일 앱을 이용하는 것이 유리하다. 관련 전문가는 "이달 서비스가 종료되도 기존에 연동해 둔 계정 연결이 끊길 뿐 기존 메일 데이터가 삭제되는 것은 아니다"라면서도 "하지만 업무 흐름이 끊기지 않도록 미리 핫메일 등은 규칙 설정을 통해 전달 기능 활용하는 등 대안마련이 필요할 것"고 이라고 조언했다.
