[기고] 집중력 상실 시대…잠재적 업무 생산성 발휘하려면

팬데믹 이후 세계가 일상으로 돌아오면서 사무실 근무와 원격 근무에 대한 논쟁이 계속되고 있다. 그러나 조직은 근무 형태에 대한 논쟁을 넘어 더 나은 비즈니스 결과를 달성하기 위해 집중력, 영향력, 생산성에 대한 접근 방식을 재고해야 한다. 드롭박스가 후원한 이코노미스트 임팩트(Economist Impact) 보고서 '잃어버린 집중력을 찾아서'에 따르면 한국에서 업무 중의 집중력 상실로 인해 발생하는 경제적 손실은 무려 1천50억 달러(약 153조7천400억원)에 달한다. 전 세계적으로는 2조5천200억 달러(약 3천689조2천800억원)에 이른다. 해당 연구를 재해석 하고 드롭박스 내부 근무 형태 설문조사와 결합한 결과에선 원격, 하이브리드, 사무실 근무 등 근무 형태 전반에 걸쳐 집중력에 큰 차이가 없다는 것을 발견했다. 세 가지 근무 형태 모두에서 방해 없이 업무에 집중할 수 있는 시간은 평균 90~95분이며, 생산적인 업무를 완료하는 데는 평균 5.5~6시간이 소요된다. 세 가지 근무 형태는 이메일, 소셜 미디어, 행정 업무, 수신 메시지 또는 채팅 등 많은 방해 요소를 공통적으로 공유한다. 모든 조직에 완벽한 단일 근무 모델은 없으나, 각기 상황에 따라 장단점이 존재한다. 드롭박스는 원격·대면 업무의 장점을 결합해 장소에 대한 구애없이 업무를 일할 수 있는 자체 업무 모델, 버추얼 퍼스트(Virtual First)를 도입했다. 버추얼 퍼스트는 드롭박스 직원들에게 업무 유연성과 집중력을 제공함으로써 생산적이고 참여적인 상태를 유지할 수 있도록 한다. 내부 설문조사 데이터에 따르면 응답자 90%가 유연성에 대해 긍정적으로 느끼며, 87%는 협업에 대해, 78%는 생산성에 대해 긍정적으로 여기고 있다. 해당 연구와 버추얼 퍼스트 경험을 바탕으로 드롭박스는 모든 업무 모델에서 업무 집중 시간을 최적화하기 위한 몇 가지 주요 전략을 확인했다. 첫 번째는 관리자가 자신의 집중 시간을 확보할 수 있는 권한을 가져야 한다는 것이다. 이코노미스트 임팩트의 원 보고서는 관리자가 방해로 인해 잃는 시간이 가장 크다는 사실을 보여줬다. 이는 연간 평균 683시간으로, 개인 기여자의 553시간에 비해 상대적으로 많다. 또 임금 격차를 감안할 때, 관리자가 잃어버린 시간은 훨씬 더 큰 비용의 손실로 이어진다. 관리자는 자신의 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하고, 메시지가 아닌 실시간으로 보고받는 시간을 별도로 할당하는 것이 좋다. 업무 집중 시간을 마련하고 다른 사람의 몰입을 존중하는 것에 대한 지침을 만들고 업무 습관으로 장려하는 것이 도움 된다. 두 번째는 인공지능(AI)을 업무에 활용하라는 것이다. AI는 오늘날 지식 근로자들이 직면한 가장 큰 도전 과제인 방해 최소화, 워크플로우 간소화, 정보 과부하 완화 등을 해결하기 위한 새로운 방법을 제공한다. 예를 들어 드롭박스 대시(Dropbox Dash)는 여러 플랫폼에 분산된 자료 중 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 도와주는 범용 검색 도구다. 이 AI 기반 툴을 사용할 경우 다양한 앱과 클라우드 서비스에 분산된 자료를 몇 초 만에 검색하고 찾을 수 있기 때문에 앱을 오가는 번거로움과 귀중한 시간을 덜 수 있다. 다만 AI·자동화 도구 구현 시 명확한 정책을 개발하고 AI 사용에 대한 모범 사례를 교육하는 것을 권장한다. 팀이 툴을 사용해보고 자신에 맞는 도구를 발견할 수 있는 시간과 공간을 제공하는 것이 좋다. AI 솔루션을 적극 활용한다면 더 가치 있는 업무에 시간을 할애할 수 있다. 세 번째는 회의를 효과적으로 관리해야 한다는 점이다. 회의는 종종 주요 방해 요소로 지적된다. 회의를 잡기 전에 3D 프레임워크인 '결정(Decision'과 '토론(Debate)' '논의(Discussion)'를 사용해 필요한 회의인지 판단해야 한다. 비동기 업데이트를 장려해 불필요한 회의를 줄이는 것 또한 도움 된다. 회의를 더 집중적이고 생산적으로 만들기 위해서는 명확한 의제와 목표를 설정하고, 참가자들이 준비된 상태로 참석할 수 있도록 사전에 관련 자료를 공유하는 것이 좋다. 논의된 과업을 정리하고 담당자를 지정하는 등의 방법으로 회의를 마무리하는 것을 권장한다. 마지막으로 집중력 재충전을 위한 직장 규범을 촉진도 필요하다. 근무 형태와 관계없이, 직원들은 집중력을 재충전하고 회복하기 위해 일과 중 휴식을 취해야 한다. 드롭박스에서는 회의와 신체 활동을 결합하고 업무 중 재충전을 위한 휴식을 취하며 방해 요소와 컨텍스트 전환을 줄이기 위한 더 나은 툴 사용 습관을 구축하고 있다. 원격·하이브리드 근무자를 위한 건강한 재택 근무 경험을 지원하는 등 여러 요소를 사내 문화에 통합하고 있다. 집중력과 생산성을 높이기 위한 해결책은 협업을 촉진하고 조직의 고유한 요구를 충족하는 공통 프레임워크를 가진 유연한 근무 환경을 조성해야 한다. 원격 근무의 장점과 대면 경험을 결합함으로써 조직은 생산성을 향상시키는 데 필요한 구조와 자유성를 지원할 수 있다. 버추얼 퍼스트는 어떤 조직이든 집중력, 생산성, 연결성을 촉진하기 위해 적응할 수 있는 핵심 원칙을 제공한다. 버추얼 퍼스트의 버전을 수용함으로써 현대적인 업무의 최전선에서 조직을 이끌 수 있다.