전임자가 만든 문서, 1초 만에 찾았다…국가기록물, 디지털 기술로 활용도 ↑

#. 공무원 A씨는 전임자가 만든 과거 기록물 검색을 위해 '기록물통합서비스플랫폼'의 통합검색 기능을 활용했다. 필요한 과거 기록물의 키워드 통합검색으로 문서의 본문은 물론, 붙임파일에 포함된 내용까지 검색하는데 1초도 걸리지 않았다. A씨는 "이전의 시스템에서는 본문 검색에만 10초 이상 소요되던 것과 비교해 기록물 검색이 매우 쉽고 편리해졌다"고 말했다. 이처럼 공무원들이 앞으로 클라우드 기술을 활용한 플랫폼 덕분에 빠르고 쉽게 정부 업무를 볼 수 있게 됐다. 행정안전부 국가기록원은 중앙부처를 대상으로 '기록물통합서비스플랫폼'을 개통한다고 25일 밝혔다. 이번에 개통하는 '플랫폼'은 기존의 기록관리시스템을 클라우드 기술 기반으로 전면 개선해 검색 기능을 보다 강화하고 기록물을 빠짐없이 관리할 수 있도록 개선한 것이 특징이다. 클라우드(Cloud) 기술은 인터넷을 통해 데이터를 저장하고 관리하며 저장공간 등을 제공하는 기술을 말한다. 그간 국가기록물은 통합된 검색 방법이 없어 중앙부처 공무원들이 기록물을 실제 활용하기 어렵고 전년도 생산 기록물을 이관 시에 많은 시간과 노력이 소요됐다. 하지만 앞으로 중앙부처 공무원들은 '플랫폼'을 활용해 과거 생산된 기록물을 쉽고 빠르게 검색하고 전자기록물 이관 업무도 간편하게 수행할 수 있게 된다. 이 플랫폼을 이용하면 '통합검색' 기능으로 과거 전자기록물의 본문뿐만 아니라 붙임파일까지 쉽고 빠르게 검색할 수 있다. 과거에 비해 검색시간을 획기적으로 단축(11.63초→0.71초)해 전자기록물의 활용성이 높아질 것으로 기대된다. 또 '전자기록물 관리 단계 간소화'로 기록물 관리 업무 처리의 효율성이 높아진다. '생산→단기관리→장기보존' 3단계로 기록물을 이관·관리하던 기존 절차를 '생산·단기관리→장기보존' 2단계로 줄이게 된 것이다. 더불어 '생산→단기관리' 단계의 이관 업무에 클라우드 기술을 적용해 데이터 복제 등 반복적이고 장시간이 소요되던 업무를 단순화해 업무 추진 속도가 빨라질 것으로 전망된다. 이용철 국가기록원장은 "디지털플랫폼정부 기조에 맞춰 국가기록관리 시스템을 플랫폼 체제로 개선했다"며 "이를 통해 디지털 심화시대에 걸맞도록 기록물 서비스 체계를 강화할 예정"이라고 밝혔다.